5 claves para una contabilidad eficiente – Juan Carlos Mejía Llano
Llevar una contabilidad eficiente en tu empresa o negocio es posible gracias a un software de contabilidad como Holded, que no sólo permite gestionar de manera más eficaz el ámbito contable y administrativo de las organizaciones, sino que contribuye a la automatización de diversos procesos contables cruciales para tener una buena rentabilidad empresarial.
En la publicación 51.5 %, Índice Global de Madurez de Transformación Digital de las empresas colombianas en 2023 de Cintel, se expone que 34 % de las empresas de Colombia que conformaron este estudio en el que se midió Índice de Madurez de Transformación Digital de las empresas en Colombia, tienen sus procesos digitalizados.
Por el contrario, el 63 % de las organizaciones participantes siguen realizando sus procesos operativos de manera manual, haciendo evidente que en este país es necesario fomentar la transformación digital de empresas y negocios desde una perspectiva en la que mejoren su rentabilidad y, a su vez, dispongan de mejores entornos y condiciones de trabajo.
Cómo llevar una contabilidad eficiente con Holded: conoce estas 5 claves
Holded es un software de gestión de la contabilidad por medio del que podrás tener una eficiencia en la contabilidad empresarial, cumpliendo con las normativas establecidas en la ley, tanto en el ámbito laboral así como el fiscal.
Algunas claves para llevar una contabilidad eficiente con Holded son las siguientes:
1. Haz una conciliación bancaria
Haz una conciliación bancaria conectando de un modo seguro a Holded con tus cuentas bancarias empresariales.
Esta práctica facilitará el proceso de conciliación de tus facturas con tus cuentas de banco, lo que a su vez te permitirá que importes automáticamente transacciones bancarias.
Asimismo, puedes usar este software para que las transacciones más recurrentes se concilien de manera automática, agilizando el proceso contable de tu organización, ya que vas a emplear menos tiempo haciendo revisiones manuales de las transacciones financieras.
La funcionalidad de conciliación bancaria con Holded, te permitirá realizar las siguientes acciones:
- Integra diversas cuentas bancarias para hacer este proceso de conciliación de una manera eficiente.
- Haz comparaciones y emparejamientos de los registros contables internos de tu empresa o negocio.
- Detecta si existe algún tipo de discrepancia entre las transacciones bancarias y los registros contables, que puedan motivarse a errores, movimientos contables no autorizados o incluso, fraudes financieros.
2. Calcula tus impuestos de manera eficiente
Una de las claves para una contabilidad eficiente es el cálculo de impuestos y Holded cuenta con un conjunto de características para facilitar estas labores, evitando que puedan generarse inconvenientes a nivel legal o fiscal.
Asimismo, esta herramienta reduce de manera significativa los errores humanos, permitiendo calcular los impuestos aplicables a cada transacción de manera automática, garantizando además que se apliquen las tasas correspondientes.
Puedes utilizar esta funcionalidad para realizar los siguientes procesos contables:
- Haz informes fiscales detallados y personalizados que faciliten la elaboración de declaraciones fiscales.
- Facilita la realización de auditorías contables internas, debido a que podrás determinar los impuestos de cada transacción financiera que se haya llevado a cabo en la organización.
- Gestiona impuestos de diferentes países y regiones, ajustando esta herramienta según las normativas internacionales legales.
3. Elabora presupuestos en los que se refleje la identidad visual de tu marca corporativa
Entre las diversas funciones de gestión contable con las que cuenta Holded, te permitirá elaborar y enviar presupuestos a tus clientes de una forma rápida y sin mayores dificultades. Además, puedes realizarlos incluyendo los elementos de la identidad visual de tu marca corporativa como el logotipo y los colores corporativos, entre otros.
Estos documentos tienen la posibilidad de adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente y proyecto en específico, ya que esta herramienta dispone de una variedad de plantillas personalizables que puedes utilizar con base en los requerimientos del presupuesto que vayas a realizar.
Algunas de las tareas para que las puedes usar esta funcionalidad de Holded son las siguientes:
- Automatiza el envío de los presupuestos y facilita a los clientes el proceso de aceptación de los mismos de forma digital.
- Haz seguimiento del estado de los presupuestos, es decir, determina si los clientes los han leído o no.
- Integra esta funcionalidad con otras como la facturación y gestión de proyectos, lo que te permitirá mantener una gestión eficiente del proyecto en general, puesto que se podrá agrupar toda la información esencial del mismo, exponiendo la propuesta inicial, al igual que la ejecución y facturación.
4. Haz facturas electrónicas para tus clientes
La elaboración, organización y clasificación de las facturas electrónicas, la puedes llevar a cabo de una forma sencilla y eficiente con Holded, dado que estas se pueden personalizar con la información fiscal, logotipo y datos de contacto de tu empresa, lo que te ayudará a tener un mejor reconocimiento de marca.
Además, podrás emitir estos comprobantes según las normativas de tu país, lo que te ayudará a reducir de modo significativo los riesgos de que tu empresa o negocio pueda tener inconvenientes legales o fiscales.
Algunas de las prestaciones que te ofrecen estas las facturas electrónicas son las siguientes:
- Podrás configurar certificados digitales, métodos de pago y series de facturación.
- Tendrás la facilidad de almacenar toda la información de tus clientes, como nombre o razón social, NIF, dirección y datos de contacto para automatizar el proceso de facturación.
- Establece preferencias de facturación para cada cliente en función de criterios como los descuentos aplicados, términos de pago y divisas de la transacción.
5. Simplifica el proceso de gestión de nóminas
El proceso del cálculo de los sueldos y salarios de los empleados de tu empresa o negocio es uno de los que se puede simplificar con Holded para tener una contabilidad eficiente.
Podrás hacer estos cálculos en función de los requerimientos de cada empleado o departamento de la organización.
Para ello, debes asegurarte de que se incluya información completa de cada empleado, tal como su nombre, dirección, salario, número de seguridad social, tipo de contrato, al igual que las deducciones y beneficios específicos que estos reciben.
Algunas de las labores para las que puedes usar esta funcionalidad de Holded son las siguientes:
- Programa los pagos para que se ejecuten automáticamente en las fechas establecidas.
- Obtén informes que contengan un desglose de los salarios, deducciones y contribuciones de los trabajadores.
- Permite que los empleados puedan descargar sus recibos de pagos mediante esta herramienta.
5 beneficios de utilizar el software de gestión contable Holded
Tener una contabilidad eficiente en tu empresa es posible con el uso de un software de gestión contable como Holded, con el que podrás llevar a cabo diversos procesos automáticamente o en menos tiempo que si los haces de manera manual.
Así pues, este software de gestión contable te ofrecerá los siguientes beneficios:
1. Podrás automatizar los procesos contables
El uso de este software de gestión contable te permitirá automatizar diferentes tareas contables que comprenden desde la conciliación bancaria hasta la realización del cálculo de impuestos.
Así pues, al poder optimizar la contabilidad empresarial mediante la implementación de procesos de automatización en este ámbito, será posible emplear los esfuerzos dedicados a estas labores para otras en las que se precise de planificación estratégica.
2. Gestiona los pagos de modo eficiente
Para tener un manejo de la contabilidad eficiente, esta herramienta digital facilita los procesos de gestión de pagos, puesto que permite registrar y rastrear tanto los pagos recibidos, al igual que los pendientes.
Al implementar Holded para gestionar los pagos, podrás determinar la liquidez de tu empresa, es decir, si esta organización puede afrontar sin dificultades los diferentes gastos que se presenten debido a que tiene una eficacia contable que puede evidenciarse en su rentabilidad.
3. Mejora los procesos de gestión de las facturas
Esta herramienta para gestionar la contabilidad de una empresa o negocio, también te permitirá mejorar los procesos de cobro de tu empresa, ya que podrás configurar recordatorios automáticos para las facturas vencidas de tu organización.
Al disponer de esta información en lo que concierne a las cuentas por cobrar de tu empresa o negocio, podrás disminuir los retrasos en los pagos de los clientes, mejorando a su vez el flujo de caja.
4. Realiza informes financieros detallados
Un software para la gestión de la contabilidad como Holded, permitirá que tu empresa o negocio tenga una contabilidad eficiente, ya que se podrán hacer informes financieros con una visión clara y detallada acerca de la situación económica en la que se encuentra.
Puedes utilizar esta plataforma para hacer balances, estados de resultados, análisis de flujo de caja, entre otros, que facilitarán la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas en la organización, contribuyendo a que haya eficiencia en la contabilidad de la empresa o negocio.
5. Dispón de datos contables seguros
Este software de contabilidad permite que se mantengan protegidos todos los datos financieros de tu empresa o negocio, ya que cuenta con medidas de seguridad como encriptación de datos y el control de acceso.
Al ser una plataforma basada en la nube, facilita el acceso a la información desde cualquier momento y lugar que se desee, pudiendo mejorar la colaboración de equipos, así como la gestión remota de los procesos contables de la empresa o negocio.
La automatización es crucial para tener eficiencia en la contabilidad empresarial
Al implementar estrategias y objetivos para automatizar y optimizar los procesos contables en tu empresa, podrás agilizar diferentes labores y trámites contables y administrativos para que sean sinónimos de lo que significa tener una contabilidad eficiente.
De igual manera, al usar Holded en estos procesos de innovación empresarial, disminuyen los riesgos de que se produzcan errores que conlleven a que esta organización tenga inconvenientes de índole legal o fiscal.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
En Colombia, el programa Fábricas de Productividad liderado por la entidad Colombia Productiva del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en colaboración con cámaras de comercio y consultores especializados, ha estado desempeñando un papel crucial en la transformación digital y el crecimiento de las empresas en todo el país. Este programa ha brindado asistencia técnica y acompañamiento para superar los obstáculos que impiden el desarrollo empresarial y promover la reactivación económica. Uno de los aliados destacados en este esfuerzo es Ingenieros de Marketing, una plataforma de conocimiento que acompaña a personas, empresas y comunidades en su camino hacia la madurez digital. Julián Castiblanco, fundador de Ingenieros de Marketing y consultor de Fábricas de Productividad, ha tenido un papel fundamental en este proceso.
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